Проектный Офис Lean Six Sigma

 

Проектный Офис - специализированное подразделение, группа оптимизаторов высокой квалификации, основной задачей которой является  внедрение существенных изменений в ключевых процессах для достижения целевых KPI организации.

Не быстрый, но весьма результативный вариант внедрения Lean Six Sigma: при правильном выборе задач команда приносит миллионы долларов экономии и существенное улучшение качества.

 

При создании Проектного Офиса Lean Six Sigma имеет смысл выполнить ряд простых условий:

 

1. Ставьте правильные цели

 

Проектный Офис Lean Six Sigma должен приносить реальный бизнес-результат: экономия ресурсов и сокращение бюджета, повышение доходности и производительности, улучшение качества. От постановки задачи до фиксации результата любого Проекта все цели должны быть измеримыми, понятными и востребованными руководством.

Проектный Офис удовольствие недешевое и Вы должны в любой момент очень четко продемонстрировать эффективность своей работы в простой бизнес-логике «доходы/затраты».

 

2. Защищайте рациональность своей работы

 

Очень легко переключиться на «методологический» формат. Вы не успеете оглянуться, как Проектный Офис включат в поток бесконечных согласований многостраничных положений и меморандумов просто потому, что это подразделение  «занимается оптимизацией процессов». С этим можно и нужно бороться. Иначе поосто не останется времени и сил на реальные дела, по которым потом будут оценивать вашу работу.

 

3. Грамотно выбирайте Проекты

 

Постарайтесь сбалансировать свой портфель проектов: должны быть и «быстрые победы», и  долгосрочные «большие свершения». Проектный Офис находится в постоянной коммуникации с другими подразделениями – руководители должны постоянно видеть создаваемую пользу.

 

4. Завоевывайте друзей

 

Проектный Офис всегда работает «на территории» других подразделений. Полезно помнить, что мы только помогаем руководителям и сотрудникам выполнить их цели. Позиция «я пришел вас оптимизировать» мгновенно превращает возможное сотрудничество в сопротивление.

Безусловно, есть эффективные механики «преодоления барьеров», но зачем «преодолевать», если в этом нет необходимости? Конструктивное взаимодействие намного продуктивнее для обеих сторон.

 

5. Ищите правильных людей

 

Китайские мудрецы когда-то сформулировали очень точное определение: «хороший ученик – не чаша, которую нужно наполнить, а факел, который достаточно поджечь». Вот такие «горящие» люди должны работать в Проектном Офисе.

Недостаток знаний и опыта всегда можно компенсировать обучением и практикой в простых проектах.

Недостаток внутренней энергии и готовности к изменениям компенсировать невозможно.

 

6. Создавайте универсальную команду

 

Проектный Офис – не собрание уникальных экспертов, а группа специалистов, способных сформировать эффективную команду для решения задач любой сложности: от простого проекта «увидел-сделал» до комплексных аналитических исследований процессов.

 

7. Используйте технологию

 

Именно единая проектная технология объединяет и заметно усиливает команду: люди должны говорить на одном языке, свободно заменять друг друга в ключевых функциях, создавать синергию различных компетенций.

 

8. Обеспечьте технологическую дисциплину

 

Любая технология предназначена для получения максимального результата при минимальных затратах – нарушение неизбежно создает потери времени и сил. К методике Lean Six Sigma это относится в полной мере.

 

9. Учите и учитесь

 

LSS-методика не догма и её можно адаптировать к корпоративной и проектной культуре конкретной организации. Анализируя успешные внедрения и неудачи Проектный Офис через некоторое время должен разработать собственную проектную технологию и собственный инструментарий.

 

10. Создавайте «агентов» в подразделениях

 

Делитесь знаниями и опытом, учите и помогайте. Чем больше «понимания» будет в подразделениях, тем эффективнее будет работа Проектного Офиса.