Массовое Обучение Lean Six Sigma

 

Массовое Обучение - короткая и простая программа подготовки большого количества сотрудников в разных процессах для массового решения стандартных задач оптимизации. Путь «проектной культуры».

 

1. Начинайте с мотивации руководителей

 

Необходимо четко донести простую идею «технология помогает»: руководители должны понять, что их сотрудники научатся эффективным способам решения проблем и достижения целей подразделения. Только уверенность в получении быстрых и существенных результатов заставит руководителей инвестировать в LSS-обучение время хороших сотрудников.

Если Руководители Подразделений и Владельцы Процессов не заинтересованы в запуске LSS-проектов, ваши усилия по организации Массового Обучения превратятся в бессмысленные затраты времени и сил.

 

2. Не надейтесь только на «приказ сверху» 

 

Дисциплина помогает, но не является основой построения системы. Вы можете инициировать приказ Самого Большого Руководителя и загнать в классы толпы людей. Все они получат необходимый объем знаний и спокойно вернутся на свои рабочие места. Много шума, но мало практической пользы.

Для применения полученных навыков нужны реальные бизнес-задачи, востребованные руководством и обеспеченные необходимыми ресурсами. Технология эффективно используется, когда всем известно, зачем она необходима  в текущей деятельности подразделения.

 

3. Создайте инфраструктуру

 

Для стабильной и долгосрочной работы Массового Обучения необходимо сформировать поддерживающие подсистемы: управления, обучения, контроля проектов, методического и PR сопровождения. Участники проектов должны своевременно и в полном объеме получать необходимую помощь.

Для масштабного внедрения Lean Six Sigma, обеспечивающего одновременное выполнение сотен проектов, такая  инфраструктура абсолютно необходима.

 

4. Организуйте регулярное управление

 

Необходимо удерживать фокус оптимизации на актуальных целях подразделений и обеспечивать потоки проектов достаточным количеством ресурсов. И то, и другое требует правильной организации: распределение ответственности, управление по целям,  регулярные и эффективные встречи руководителей, выделение ответственных сотрудников и экспертов в каждом подразделении. Эта подсистема создает постоянное давление на руководителей и коллектив, направляя ресурсы на наиболее востребованные задачи.

 

5. Ищите хороших людей

 

Наиболее дефицитный ресурс любой системы оптимизации – эффективные Руководители Проектов. Управление проектом требует умения анализировать данные и действия людей, принимать правильные решения в нужный момент, создавать правильные коммуникации и рационально распределять работу. И что очень важно, необходима целеустремленность, обеспечивающая выполнение поставленных задач.

Если у руководителя Подразделения уже есть такие люди, отлично! Можно поручить им наиболее значимые проекты.

 

5. Организуйте регулярное обучение

 

В идеальном случае, подсистема обучения должна автоматически подстраиваться и обеспечивать постоянно растущие потребности Руководителей Проектов. Как минимум, необходимы две программы – для простых массовых проектов и для методически сложных, требующих применения специализированных инструментов анализа.

Особе внимание нужно уделить программе начального обучения, так как она должна удовлетворять условиям «массовости» – быть быстрой, понятной рядовому специалисту и обеспечивать высокую результативность большого количества проектов.

На первом этапе для обучения можно привлекать «внешних» консультантов, но в дальнейшем нужно подготовить собственных тренеров и  адаптировать программы семинаров к реальной проектной культуре Банка.

 

6. Обучение начинайте с исследования потерь

 

В каждом подразделении нужно выделить группу экспертов для  анализа потерь и разработки целей проектов. Как правило, это заместители руководителя, специалисты по развитию бизнес-процессов и/или сотрудники, обладающие большим опытом и доверием руководства. Группу нужно научить технологи исследования процессов и выбора проектов.

Результатом работы группы должна стать программа развития подразделения в виде списка потенциальных проектов, ранжированного по принципу «максимум результата при минимуме затрат». Такой список позволяет гибко распределять существующие ресурсы и время.

 

7. Учите всех, кого можно научить

 

Готовых Руководителей Проектов всегда очень мало, а объектов оптимизации – много. Массовое Обучение должно обеспечить возможность выполнения такой работы обычными сотрудниками: понятно объяснить правильную последовательность действий в проекте и научить пользоваться наиболее эффективными инструментами. Таким «новичкам» лучше поручать простые задачи для проверки их способностей и получения опыта проектной деятельности.

 

8. Контролируйте все проекты

 

При правильной организации Массового Обучения очень быстро набирается большой пул из десятков и даже сотен проектов в самых разных процессах. Если оставить их без контроля, система станет неуправляемой и множество  задач не будут выполнены правильно и в срок.

Подсистема Контроля – это простая база данных, фиксирующая основные статусы жизненного цикла проекта и обеспечивающая руководителей регулярной статистической информацией по инновационной работе в целом.

Администрировать такую базу может один человек, но её наполнение требует понимания и дисциплины от всех участников системы оптимизации.

 

9. Организуйте методическую поддержку

 

Обучение дает необходимые знания для выполнения проектов, но не может ответить на все возможные вопросы Руководителей Проектов, возникающие в процессе работы. Помощь необходима и организовать её нужно в двух форматах:

обеспечить открытый доступ к дополнительной информации и создать структуру внутренних консультантов-коучей.

В информационном пространстве организации можно разместить методические и учебные материалы, инструкции и шаблоны инструментов. Роль коучей можно поручить опытным менеджерам проектов, выделив специальное время для этой работы.

 

10. Создавайте «проектную культуру»

 

Правильный подход к решению проблем должен со временем стать естественным и традиционным. Чем больше сотрудников пройдут начальное обучение, тем быстрее коллектив привыкает к  рациональной технологии внедрения инноваций.

Необходимо сформировать «критическую массу» – количество обученных специалистов должно быть достаточным для закрепления и развития влияния нового знания.

 

11. Организуйте PR поддержку

 

В людях нужно поддерживать энтузиазм и «вкус» к инновационной деятельности. Наиболее  красивые решения создают те, кому понятна и интересна эта работа. Каждый сотрудник должен знать, что Банк приветствует инициативы по внедрению инноваций, активно помогает участникам проектов, прощает неизбежные неудачи и справедливо награждает за успешные действия. Такая PR-программа должна действовать постоянно, поддерживая существующих и привлекая новых участников.

 

12. Не бойтесь неудач

Не все прошедшие обучение сотрудники станут руководителями проектов. Не все проекты завершатся успешно.

Не все участники успешных проектов захотят продолжать эту непростую деятельность. Это нормально.